Dalam mengatur pengetahuan dalam perusahaan merupakan suatu proses yang akan harus terjadi, dan dalam proses itu aktivitas bisnis dari para pelaku KM akan mempergunakan metode dalam analisa nya. Dimana dalam proses analisa, para pelaku KM akan menerapkan siklus aliran pengetahuan, dimana gambarnya dapat dilihat di atas:

– Penciptaan (creation)

Tahap memasukkan segala pengetahuan yang baru kedalam sistem, termasuk juga pengembangan pengetahuan dan penemuan pengetahuan.

– Penyimpanan pengetahuan (retention)

Ini adalah tahap penyimpanan pengetahuan kedalam sistem agar pengetahuan selalu awet. Proses ini juga menjaga hubungan antara pengetahuan dengan sistem.

– Pemindahan pengetahuan (transfer)

Menyangkut dengan aktifitas pemindahan pengetahuan dari satu pihak ke pihak lain. Termasuk juga dengan komunikasi, penerjemahan, konversi, penyaringan dan pengubahan.

– Penggunaan pengetahuan (utilization)

Kegiatan yang berhubungan dengan aplikasi pengetahuan sampai pada proses bisnis, termasuk dalam tahap penggunaan pengetahuan.

Adapun pertanyaan yang dipergunakan untuk melakukan test, apakah perusahaan Anda perlu menerapkan KM adalah sebagai berikut :

1. Apakah asset perusahaan anda terbengkalai ?
Sebuah informasi akan sangat susah didapatkan apalagi ketika sangat diperlukan. Kenapa bisa demikian? Semakin keras berusaha, justru semakin susah. Sebenarnya yang salah adalah caranya. Contoh: Jika ada klien property mengeluh kenapa cat rumahnya gampang pudar, atau cepat sekali rontok ? anda pasti akan kebingungan menjawabnya, karena menurut anda, saat pengecatan sudah menggunakan cat terbaik. Tetapi anda lupa satu hal, anda bukanlah orang yang melakukan pekerjaan mengecat tersebut. Jika anda mempunyai suatu database, anda bisa menyimpan setiap informasi properti yang menggunakan cat merk tertentu akan mudah rontok atau pudar yang jika dicat ke tembok yang kualitas jelek, tapi cat itu akan bagus ketika dicat ke tembok yang kualitasnya bagus.Jika anda tidak pernah melakukan hal seperti yang di atas, berarti anda membuang asset berharga milik anda, yaitu pengetahuan tentang cat. Jika pun anda pernah menyimpan suatu informasi, apakah informasi tersebut bisa membantu anda memutuskan suatu pilihan, meningkatkan kualitas, dan mempercepat produksi? Anda harus bisa menjawabnya

2. Apakah pengetahuan di tempat anda tergantung dengan seseorang ?
Jika di perusahaan anda pimpin, ada seorang yang luar biasa pintarnya, maka orang tersebut adalah asset berharga milik anda, selama orang tersebut ada, anda tidak akan takut masalah apapun. Sebab anda memiliki seseorang yang sangat ahli dan kompeten dibidangnya. Tapi apakah anda menyadari, apabila sang ahli misalnya mengundurkan diri, atau sedang sakit, atau bahkan meninggal dunia, apa yang harus anda lakukan ? mencari orang baru, memang bisa tetapi terlalu banyak menghabiskan waktu dan biaya untuk melatihnya kembali, apalagi belum tentu orang baru ini seahli teman lama kita. Knowledge sharing akan melakukannya untuk anda, yang mana membuat pengetahuan tacit menjadi explicit.

3. Apakah perusahaan anda selalu melakukan reinvestasi dibidang pelatihan ?
Perusahaan anda, ketika menerima karyawan baru, akan melakukan pelatihan atau training untuk pengenalan produk . Lalu anda harus melatihnya kembali untuk menggunakan alat produksi, alat komunikasi dan sebagainya. Melakukan pelatihan membutuhkan biaya yang cukup besar, sehingga kadang dibutuhkan reinvestasi oleh perusahaan. Kenapa tidak anda melakukan suatu perubahan misalnya, karyawan-karyawan yang telah dan pernah ditraining, menulis seperti suatu jurnal kepada perusahaan, dan perusahaan menginputnya kedalam database. Jadi ketika ada karyawan baru yang hendak ditraining, dia bisa membaca jurnal tersebut, dan mengetahui siapa saja orang yang kompeten dari kualitas jurnalnya.

Jika anda menjawab ya atas semua pertanyaan diatas, anda dianjurkan menggunakan KM di perusahaan anda. Jika tidak, anda pasti akan mengeluarkan banyak biaya dan waktu, memperlambat produksi, menurunkan kualitas.

Referensi : http://bos.fkip.uns.ac.id/pub/bebas/v15/populer/hendrik/hendrik-km.pdf