Knowledge-based economy, demikian sebuah kosa kata yang kini makin sering kita dengar. Frasa itu secara eksplit juga makin meneguhkan pentingnya makna pengetahuan bagi eksistensi sebuah organisasi – entah itu organisasi bisnis ataupun organisasi publik.

Dalam konteks itulah, kini juga makin mendesak sebuah kebutuhan bagi setiap organisasi untuk membangun apa yang disebut sebagai knowledge management atau manajemen pengetahuan. Knowledge management atau sering disingkat KM sendiri sejatinya dapat diartikan sebagai sebuah tindakan sistematis untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan mendistribusikan segenap jejak pengetahuan yang relevan kepada setiap anggota organisasi tersebut, dengan tujuan meningkatkan daya saing organisasi.

Di Indonesia sendiri, konsep dan aplikasi dari knowledge management ini sudah makin berkembang dengan baik. Bahkan ada sebuah organisasi konsultan, yakni Dunamis (pemegang lisensi Stephen Covey di Indonesia) yang memberikan award tahunan bagi perusahaan di Indonesia yang dianggap terbaik dalam penerapan knowledge management. Award itu disebut MAKE (Most Admired Knowledge Enterprises).

Lalu langkah apa saja yang mesti dilakukan untuk mengembangkan knowledge management yang tangguh? Berikut tiga saran yang mungkin bisa dirajut guna menata knowledge management yang efektif.

Langkah yang pertama adalah membangun apa yang bisa disebut sebagai Portal Pengetahuan secara internal (intranet knowledge portal). Dalam portal yang bisa diakses oleh setiap anggota perusahaan inilah, disusun beragam folder dan menu pengetahuan yang relevan. Isinya bisa menyangkut artikel-artikel tentang manajemen praktis; paper mengenai dinamika industri bisnis yang digeluti; materi-materi pelatihan internal; ataupun juga berupa paper pengalaman dari karyawan perusahaan tersebut dalam mengerjakan sebuah projek tertentu.

Lalu, siapa yang mestinya mengelola portal pengetahuan ini? Idealnya mesti ada satu dedicated person yang bertugas mengidentifikasi, mengkodifikasi dan menata beragam sumber pengetahuan yang relevan (sebutannya adalah “knowledge officer”). Orang ini tentu mesti dibantu oleh tim IT untuk menyiapkan infrastruktur database dan portal intranet tersebut.

Langkah praktis kedua adalah dengan mentradisikan semacam pertemuan Knowledge Sharing Session, selama sekitar 2 jam, setidaknya setiap bulan sekali. Sharing session ini bisa dilakukan secara corporate-wide, atau dilakukan per departemen/divisi. Bisa dilakukan dengan mengundang narasumber dari luar atau internal. Materinya bisa berupa pengetahuan manajemen praktis ataupun pengalaman karyawan dalam mengerjakan sebuah tugas/projek. Hasil sharing session ini kemudian juga bisa di-upload ke Portal Pengetahuan, sehingga setiap karyawan bisa mengakses materinya. Knowledge sharing session ini akan sangat bermanfaat dalam menggali dan mendistribusikan potensi pengetahuan yang ada dalam diri setiap karyawan perusahaan.

Langkah praktis ketiga adalah dengan menerbitkan semacam Online Knowledge Buletin. Buletin ini dapat diterbitkan sebulan atau dua bulan sekali, dan berisikan update pengetahuan-pengetahuan mutakhir mengenai manajemen/bisnis ataupun mengenai dinamika industri yang ditekuni oleh perusahaan tersebut . Buletin ini sebaiknya didistribusikan melalui multimedia email (email multimedia maksudnya email yang isinya variatif, penuh warna dan elemen visual lainnya; jadi berbeda dengan email tradisional yang garing dan biasa Anda terima itu). Melalui knowledge buletin ini, pengetahuan setiap karyawan perusahaan Anda bisa terus disegarkan dan ter-upate.

Knowledge management adalah konsep dan jargon besar yang susah diimplementasikan. Apa saking sulitnya dipahami sehingga susah diimplementasikan? Atau apa karena perlu tool yang mahal dan canggih sehingga tidak mudah diterapkan? Atau mungkin karena dosen dan pengajar knowledge management terlalu berteori setinggi langit sampai malah lupa untuk memanage pengetahuannya sendiri? Hehehe mungkin terakhir ini jadi faktor utama. Menurut saya, knowledge management itu mudah, murah dan wajib menjadi perilaku keseharian kita. Ini topik diskusi yang saya angkat ketika mengisi Workshop yang diselenggarakan oleh Divisi Komunikasi (Communication Team) Pertamina beberapa waktu yang lalu. BTW, Workshop ini dilakukan dalam rangka mensukseskan program Transformasi Pertamina menuju persaingan baru. Selain saya yang membawakan tema Knowledge Management dan Learning Organization, di jadwal tertulis nama Prof Roy Sembel yang menyajikan tema Investor Relation.

APA ITU KNOWLEDGE MANAGEMENT

Diskusi saya awali dengan ungkapan Peter Drucker yang sangat terkenal, yaitu:

the basic economic resource is no longer capital, nor natural resources, not labor. It is and will be knowledge

Ya perubahan dunia ini mengarah ke fenomena bahwa sumber ekonomi bukan lagi dalam bentuk money capital atau sumber daya alam, tapi ke arah knowledge capital. Justru karena knowledge alias pengetahuan ini kedepannya memegang peranan penting, karena itu harus kita kelola.

Organisasi dan perusahaan di dunia ini sebenarnya sudah sejak lama menderita kerugian karena tidak mengelola pengetahuan pegawainya dengan baik. Konon kabarnya di suatu institusi pemerintah, hanya karena PNS yang sudah 30 tahun mengurusi listrik dan AC masuk masa pensiun, sehari setelah itu listrik dan AC masih belum menyala ketika para pegawai sudah masuk kantor. Ya, tidak ada yang menyalakan listrik dan AC, karena hanya si PNS itu yang tiap pagi selama 30 tahun menyalakan listrik dan AC. Bahasa ngoko alus-nya:

when employees leave a company, their knowledge goes with them …

Organisasi dan perusahaan tidak mengelola pengetahuannya dengan baik, sehingga transfer pengetahuan tidak terjadi. Organisasi perlu mengelola pengetahuan anggotanya di segala level untuk:

• Mengetahui kekuatan (dan penempatan) seluruh SDM
• Penggunaan kembali pengetahuan yang sudah ada (ditemukan) alias tidak perlu mengulang proses kegagalan
• Mempercepat proses penciptaan pengetahuan baru dari pengetahuan yang ada
• Menjaga pergerakan organisasi tetap stabil meskipun terjadi arus keluar-masuk SDM

Nah, sebenarnya yang berkewajiban mengelola pengetahuan itu individunya atau organisasinya? Sebenarnya setiap orang harus mengelola pengetahuan mereka sendiri, karena yang paling berkepentingan mendapatkan manfaat dari pengelolaan pengetahuan itu adalah individu. Ketika semua pengetahuan yang saya dapat ketika bekerja, part time atau menggarap project saya explicit-kan dalam bentuk tulisan. Kemudian saya simpan rapi dan kalau perlu saya database-kan sehingga muda saya cari kembali, ini semua membantu dan mempercepat kerja saya ketika masalah serupa datang. Kalaupun saya pindah kerja, knowledge base yang saya miliki tadi menjadi “barang berharga” yang bisa saya “jual” dalam bentuk skill dan kemampuan ke perusahaan baru.

Knowledge management itu mudah? Ya, mudah dan kita sudah melaksanakannya selama ini kan Kalau nggak percaya cek animasi di bawah deh, itu contoh mudah knowledge management.

Nah dari gambar diatas, kita jadi tahu, KNOWLEDGE atau PENGETAHUAN yang berkali-kali kita bicarakan itu sebenarnya makhluk apa. Pengetahuan itu bisa dibagi menjadi dua:

1. Explicit Knowledge: pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain. Dari contoh di atas, ketika seorang member milis memberi solusi dari buku, maka sebenarnya itu adalah bentuk explicit knowledge.

2. Tacit Knowledge: pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb. Nah dari contoh di atas, ketika seorang member milis menjawab berdasarkan pengalaman dia, hasil ngoprek atau nggak sengaja dapat solusi misalnya, itu semua adalah tacit knowledge. Tacit knowledge ini kadang susah kita ungkapkan atau kita tulis. Contohnya, seorang koki hebat kadang ketika menulis resep masakan, terpaksa menggunakan ungkapan “garam secukupnya” atau “gula secukupnya”. Soalnya memang dia sendiri nggak pernah ngukur berapa gram itu garam dan gula, semua menggunakan know-how dan pengalaman selama puluhan tahun memasak. Itulah kenapa Michael Polyani mengatakan bahwa pengetahuan kita jauh lebih banyak daripada yang kita ceritakan

MEMAHAMI KNOWLEDGE SPIRAL ALIAS SECI

Legenda knowledge management tentu tidak bisa kita lepaskan dari Ikujiro Nonaka dengan bukunya The Knowledge-Creating Company. Nonaka menceritakan bagaimana success story Matsushita Electric pada tahun 1985 ketika mengembangkan mesin pembuat roti.

Konon pada era tahun 1985, Matsushita Electric menemui kesulitan besar dalam produksi mesin pembuat roti. Mereka selalu gagal dalam percobaan yang dilakukan. Kulit luar roti yang sudah gosong padahal dalamnya masih mentah, pengaturan volume dan suhu yang tidak terformulasi, adalah pemandangan sehari-hari dari percobaan yang dilakukan. Adalah seorang pengembang software matsushita electric bernama Ikuko Tanaka yang akhirnya mempunyai ide cemerlang untuk pergi magang langsung ke pembuat roti ternama di Osaka International Hotel. Dia dibimbing langsung oleh sang pembuat roti ternama tersebut untuk belajar bagaimana mengembangkan adonan dan teknik khusus lainnya.

Selesai magang dia presentasikan seluruh pengalaman yang didapat. Pada engineer Matsushita Electric menerjemahkannya dengan penambahan part khusus dan melakukan perbaikan lain pada mesin. Percobaan yang dilakukan akhirnya sukses. Dan produk mesin pembuat roti tersebut akhirnya memecahkan rekor penjualan alat perlengkapan dapur terbesar pada tahun pertama pemasaran.

Ikujiro Nonaka membuat formulasi yang terkenal dengan sebutan SECI atau Knowledge Spiral. Konsepnya bahwa dalam siklus perjalanan kehidupan kita, pengetahuan itu mengalami proses yang kalau digambarkan berbentuk spiral, proses itu disebut dengan Socialization – Externalization – Combination – Internalization. Oh ya, saya pernah tulis artikel tentang spiralisasi pengetahuan ini di IlmuKomputer.Com plus dengan edisi yang berbeda juga saya masukkan ke Jurnal Dokumentasi dan Informasi BACA yang diterbitkan oleh LIPI.

1. Proses eksternalisasi (externalization), yaitu mengubah tacit knowledge yang kita miliki menjadi explicit knowledge. Bisa dengan menuliskan know-how dan pengalaman yang kita dapatkan dalam bentuk tulisan artikel atau bahkan buku apabila perlu. Dan tulisan-tulisan tersebut akan sangat bermanfaat bagi orang lain yang sedang memerlukannya.

2. Proses kombinasi (combination), yaitu memanfaatkan explicit knowledge yang ada untuk kita implementasikan menjadi explicit knowledge lain. Proses ini sangat berguna untuk meningkatkan skill dan produktifitas diri sendiri. Kita bisa menghubungkan dan mengkombinasikan explicit knowledge yang ada menjadi explicit knowledge baru yang lebih bermanfaat.

3. Proses internalisasi (internalization), yakni mengubah explicit knowledge sebagai inspirasi datangnya tacit knowledge. Dari keempat proses yang ada, mungkin hanya inilah yang telah kita lakukan. Bahasa lainnya adalah learning by doing. Dengan referensi dari manual dan buku yang ada, saya mulai bekerja, dan saya menemukan pengalaman baru, pemahaman baru dan know-how baru yang mungkin tidak saya dapatkan dari buku tersebut.

4. Proses sosialisasi (socialization), yakni mengubah tacit knowledge ke tacit knowledge lain. Ini adalah hal yang juga terkadang sering kita lupakan. Kita tidak manfaatkan keberadaan kita pada suatu pekerjaan untuk belajar dari orang lain, yang mungkin lebih berpengalaman. Proses ini membuat pengetahuan kita terasah dan juga penting untuk peningkatan diri sendiri. Yang tentu saja ini nanti akan berputar pada proses pertama yaitu eksternalisasi. Semakin sukses kita menjalani proses perolehan tacit knowledge baru, semakin banyak explicit knowledge yang berhasil kita produksi pada proses eksternalisasi.

Referensi : http://romisatriawahono.net/2008/05/06/knowledge-management-dan-kiat-praktisnya/

Inovasi kini barangkali telah menjelma menjadi sebuah mantra yang kudu diusung kala sebuah organisasi bisnis hendak terus mengibarkan kejayaannya. Tanpa inovasi, sebuah perusahaan bisa terpeleset dalam ambang kekalahan.

Produk smartphone keluaran Nokia misalnya, siapa mengira bisa begitu cepat terpeleset dalam pasar domestik di tanah air. Inovasi agresif yang telah dilakukan oleh para pesaingnya telah membuat relevansi Nokia menjadi begitu cepat pudar dalam persaingan pasar ponsel yang begitu keras.

Lantas jika inovasi memang telah menjadi begitu penting, dimensi apa yang mesti diracik untuk menopang keberadaannya? Disinilah kita mesti menoleh pada konsep tentang knowledge management. Atau sebuah proses untuk menciptakan, mengelola, dan mengaplikasikan pengetahuan demi tumbuhnya parade inovasi yang membikin para pesaing kehilangan nyali.

Sebelum mendiskusikan secara detil mengenai pentingnya knowledge management dalam mendorong proses inovasi, ada baiknya kita melihat sekilas mengenai dua kategori penting pengetahuan. Yang pertama adalah apa yang disebut sebagai explicit knowledge atau pengetahuan yang bisa dengan mudah dijabarkan dalam rangkaian kata-kata, atau formula dan langsung dapat ditransfer secara lengkap kepada orang lain. Contoh pengetahuan eksplisit adalah seperti buku panduan pemeliharaan mobil atau SOP pelayanan pelanggan.

Jenis yang kedua adalah tacit knowledge atau jenis pengetahuan yang relatif lebih sulit dijabarkan dengan rangkaian kata-kata. Seringkali pengetahuan yang amat mendalam dan menempel dalam otak seseorang tidak terlalu mudah untuk ditiru. Contoh : pengetahuan seorang koki yang dibangun bertahun-tahun melalui pengalaman panjang. Buku resep adalah explicit knowledge yang mudah di-akses dan dipelajari. Pengetahuan koki yang handal adalah tacit knowledge yang tidak begitu mudah ditransfer kepada orang lain.

Tugas knowledge management adalah memastikan bahwa kedua jenis pengetahuan itu – baik yang bersifat explicit ataupun tacit – dapat dipelihara, terus dikembangkan dan kemudian diaplikasikan untuk memenangkan pertempuran dalam arena bisnis.

Sebuah perusahaan yang berhasil menjalankan tugas knowledge management dengan cemerlang biasanya akan mampu melenggang menuju jalan kemenangan inovasi. Sebaliknya, perusahaan yang lamban dalam mengakuisisi pengetahuan mutakhir acap akan tergelincir dalam tebing kekalahan.

Disini kita bisa melihat beragam contoh tentang peran pengetahuan dalam mendorong inovasi yang menjulang. Kisah pil biru yang menggemparkan dengan merk Viagra itu misalnya, diracik oleh pengetahuan cemerlang Pfizer : sederet pengelolaan pengetahuan yang dibangun melalui riset medis yang amat panjang. Atau kisah Teh Botol Sosro, dibentangkan oleh tonggak tacit knowledge para pendirinya tentang bagaimana caranya meracik teh dengan aroma dan rasa yang pas di hati – sehingga apapun makanannya, minumnya selalu teh sosro.

Sebaliknya, karena merasa tidak memiliki pengetahuan yang bagus tentang cara membikin kecap dengan rasa mak nyus, maka Unilever Indonesia “membajak pengetahuan” dengan cara membeli perusahan Kecap Bango.

Kisah akuisisi pengetahuan ini juga terjadi dalam kasus pembelian perusahaan PeopleSoft (software dalam bidang HR) oleh Oracle. Karena merasa tidak memiliki pengetahuan yang kokoh dalam bidang software HR system, Oracle – salah satu penguasa pasar software bisnis selain SAP – memilih melakukan “instant knowledge acquisition” dengan cara mencaplok PeopleSoft.

Sementara, tanpa kecepatan membangun pengetahuan yang terus berkembang, perusahaan bisa tersandung. Dalam pasar smartphone misalnya, masa depan berpihak kepada mereka yang memiliki pengetahuan software yang unggul. Dan sungguh dalam pengetahuan software ponsel ini, Nokia ibarat murid SLTA jika dibanding iPhone atau Google Android (yang level pengetahuannya sudah setara dengan kelas profesor). Itulah kenapa dalam pasar smartphone, Nokia mendadak menjadi pecundang yang hanya bisa termangu menyaksikan ponsel Android terus melesat.

Pesan yang mau disampaikan adalah ini : sebuah knowledge management yang handal hanya bisa tumbuh jika pertama-tama ia dibekali oleh kecakapan dalam menciptakan dan mengakuisisi pengetahuan. Dan seperti yang dicontohkan dalam kasus diatas, dua alternatif cara menciptakan pengetahuan untuk inovasi adalah : 1) membangun sendiri melalui proses research & development yang panjang dan melelahkan (contoh Pfizer) atau 2) melakukan akuisisi pengetahuan (seperti contoh Kecap Bango).

Apapun caranya, terus berusaha mengembangkan pengetahuan demi tumbuhnya inovasi adalah kunci kemenangan bisnis. Jadi sekali lagi, INNOVATE or DIE.

Source: Internet, blog by Yodhia

Huawei di Indonesia

Dalam 10 tahun, sejak masuk pertama kali tahun 2000, Huawei telah berhasil menduduki posisi tiga teratas dalam penyediaan telekomunikasi untuk para operator utama di Indonesia. Produk Huawei yang telah diaplikasikan di negeri ini antara lain GSM, UMTS, CDMA, WiMax, transmisi, datacom, fixes accses network, broadband accses network, core network, aplication & software, ataupun pengguna terminal.Huawei telah membangun 10 kantor regional dan 17 pusat suku cadang regional untuk melayani seluruh nusantara. “Dengan 1.200 orang pegawai yang 80 persen di antaranya adalah warga negara Indonesia, Huawei telah mendirikan Pusat Penelitian dan Pengembangan (research and developtment centre) lokal di Jakarta yang berfokus pada pengembangan aplikasi software.

Core Value

KM Current Condition

v  Setiap karyawan memiliki mentor.

v  Web Support: support.Huawei.com

v  Forum diskusi

v  Setiap pegawai diwajibkan melakukan online test secara periodik

v  Setiap pegawai mendapatkan giliran untuk presentasi dalam rangka sharing dan upgrade knowledge.

v  Training.

v  Implementasi Lotus Notes

v  Bagian RnD.

v  Bekerja sama dengan universitas untuk mendirikan laboratorium

Kesimpulan

Pada umumnya, penerapan Knowledge Management pada Huawei sudah cukup baik. Hal tersebut disebabkan oleh adanya budaya Learning Organization yang cukup termanajemen dengan baik pada setiap divisinya. Seperti yang telah diketahui, penerapan Knowledge Management System yang baik didasari oleh penerapan Learning Organization yang baik.

Kelebihan:

• Perkembangan research menjadi hal yang sangat penting.
• Perusahaan selalu memfasilitasi training untuk pegawai.
• Kerjasama dengan operator dan universitas dalam hal teknologi

Kekurangan:

• Problem perangkat akan diberikan kepada bagian RnD dan diproses, sehingga membutuhkan waktu.

• Online test yang diberikan mewajibkan pegawai harus memahami semua perangkat, sehingga tidak spesifik.

• Karena perusahaan mempekerjakan pegawai fresh graduate, sehingga membutuhkan waktu untuk mendidik mereka terlebih dahulu.
  

Pengaruh KMS pada Organisasi Huawei Tech

• Mengembangkan kemampuan para pegawai,
  

• Memberikan kemudahan kepada orang luar mengenai perangkat Huawei

• Mengembangkan teknologi

• Proses pemasaran barang.

Dalam mengatur pengetahuan dalam perusahaan merupakan suatu proses yang akan harus terjadi, dan dalam proses itu aktivitas bisnis dari para pelaku KM akan mempergunakan metode dalam analisa nya. Dimana dalam proses analisa, para pelaku KM akan menerapkan siklus aliran pengetahuan, dimana gambarnya dapat dilihat di atas:

– Penciptaan (creation)

Tahap memasukkan segala pengetahuan yang baru kedalam sistem, termasuk juga pengembangan pengetahuan dan penemuan pengetahuan.

– Penyimpanan pengetahuan (retention)

Ini adalah tahap penyimpanan pengetahuan kedalam sistem agar pengetahuan selalu awet. Proses ini juga menjaga hubungan antara pengetahuan dengan sistem.

– Pemindahan pengetahuan (transfer)

Menyangkut dengan aktifitas pemindahan pengetahuan dari satu pihak ke pihak lain. Termasuk juga dengan komunikasi, penerjemahan, konversi, penyaringan dan pengubahan.

– Penggunaan pengetahuan (utilization)

Kegiatan yang berhubungan dengan aplikasi pengetahuan sampai pada proses bisnis, termasuk dalam tahap penggunaan pengetahuan.

Adapun pertanyaan yang dipergunakan untuk melakukan test, apakah perusahaan Anda perlu menerapkan KM adalah sebagai berikut :

1. Apakah asset perusahaan anda terbengkalai ?
Sebuah informasi akan sangat susah didapatkan apalagi ketika sangat diperlukan. Kenapa bisa demikian? Semakin keras berusaha, justru semakin susah. Sebenarnya yang salah adalah caranya. Contoh: Jika ada klien property mengeluh kenapa cat rumahnya gampang pudar, atau cepat sekali rontok ? anda pasti akan kebingungan menjawabnya, karena menurut anda, saat pengecatan sudah menggunakan cat terbaik. Tetapi anda lupa satu hal, anda bukanlah orang yang melakukan pekerjaan mengecat tersebut. Jika anda mempunyai suatu database, anda bisa menyimpan setiap informasi properti yang menggunakan cat merk tertentu akan mudah rontok atau pudar yang jika dicat ke tembok yang kualitas jelek, tapi cat itu akan bagus ketika dicat ke tembok yang kualitasnya bagus.Jika anda tidak pernah melakukan hal seperti yang di atas, berarti anda membuang asset berharga milik anda, yaitu pengetahuan tentang cat. Jika pun anda pernah menyimpan suatu informasi, apakah informasi tersebut bisa membantu anda memutuskan suatu pilihan, meningkatkan kualitas, dan mempercepat produksi? Anda harus bisa menjawabnya

2. Apakah pengetahuan di tempat anda tergantung dengan seseorang ?
Jika di perusahaan anda pimpin, ada seorang yang luar biasa pintarnya, maka orang tersebut adalah asset berharga milik anda, selama orang tersebut ada, anda tidak akan takut masalah apapun. Sebab anda memiliki seseorang yang sangat ahli dan kompeten dibidangnya. Tapi apakah anda menyadari, apabila sang ahli misalnya mengundurkan diri, atau sedang sakit, atau bahkan meninggal dunia, apa yang harus anda lakukan ? mencari orang baru, memang bisa tetapi terlalu banyak menghabiskan waktu dan biaya untuk melatihnya kembali, apalagi belum tentu orang baru ini seahli teman lama kita. Knowledge sharing akan melakukannya untuk anda, yang mana membuat pengetahuan tacit menjadi explicit.

3. Apakah perusahaan anda selalu melakukan reinvestasi dibidang pelatihan ?
Perusahaan anda, ketika menerima karyawan baru, akan melakukan pelatihan atau training untuk pengenalan produk . Lalu anda harus melatihnya kembali untuk menggunakan alat produksi, alat komunikasi dan sebagainya. Melakukan pelatihan membutuhkan biaya yang cukup besar, sehingga kadang dibutuhkan reinvestasi oleh perusahaan. Kenapa tidak anda melakukan suatu perubahan misalnya, karyawan-karyawan yang telah dan pernah ditraining, menulis seperti suatu jurnal kepada perusahaan, dan perusahaan menginputnya kedalam database. Jadi ketika ada karyawan baru yang hendak ditraining, dia bisa membaca jurnal tersebut, dan mengetahui siapa saja orang yang kompeten dari kualitas jurnalnya.

Jika anda menjawab ya atas semua pertanyaan diatas, anda dianjurkan menggunakan KM di perusahaan anda. Jika tidak, anda pasti akan mengeluarkan banyak biaya dan waktu, memperlambat produksi, menurunkan kualitas.

Referensi : http://bos.fkip.uns.ac.id/pub/bebas/v15/populer/hendrik/hendrik-km.pdf

Dari defisinya di wikipedia, pengertiannya sebagai berikut

” Manajemen pengetahuan (Bahasa Inggris: knowledge management) adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.”

dengan defisini di atas, bagaimana menurut kalian perkembangganya di Indonesia?? mungkin harusnya dimulai dari hal yang kecil terlebih dahulu, bagaimana perkembangan nya di organisasi yang kalian ikuti? perusahaan? organisasi? dll,,apakah sudah berjalan dengan baik? apa kalian sudah menerapkannya? apa kalian ikut berperan serta? dengan demikian kita ikut menyumbang dalam perkembangannya di Indonesia,,

Knowledge Management sebenarnya belum banyak diimplementasikan di Indonesia, namun berangsur-angsur jumlahnya semakin meningkat. Diskusi mengenai KM juga telah merambah ke dunia akademis dan berbagai seminar yang sering dilakukan oleh perusahaan, kampus – kampus atau organisasi tertentu. Dimana biasanya yang akan diperoleh dari hasil seminar KM yaitu bahwa insiatif KM bukan hanya penting bagi dunia bisnis untuk menghadapi persaingan pasar yang semakin ketat, akan tetapi juga relevan bagi lembaga publik karena kecenderungan meningkatnya tuntutan stakeholders terhadap kinerjanya dalam era demokrasi.
Knowledge Management sangat mendesak untuk diimplementasikan oleh setiap organisasi atau perusahaan untuk meningkatkan daya saing. Dimana hal ini dapat dilihat oleh perusahaan-perusahaan besar yang sudah menerapkan KM,,

so, sudahkan kalian membantu penerapan KM di Indonesia??

Terdapat beberapa faktor yang dapat menjadi pertimbangan bagi organisasi dalam menjalankan proses transfer knowledge. Dimana bila pertimbangan ini dilaksanakan dapat mendukung keberhasilan proses, namun sebaliknya, bila tidak dipertimbangkan dapat pula memicu kegagalan berjalanya proses transfer knowledge dalam organisasi tersebut. Terdapat teori yang diambil dari disertasi doktor Szulanski mengemukakan bahwa transfer pengetahuan dalam suatu perusahaan dihambat oleh faktor lain dari kurangnya insentif. Faktor-faktor lainnya adalah :

a.       Faktor Kognitif

Teori yang terkandung dalam faktor ini, yaitu manusia hanya dapat menerima konsep baru hanya jika konsep baru tersebut tidak terlalu jauh dari konsep yang mereka ketahui sebelumnya. Dimana teori ini dibuktikan bahwa terkadang manusia membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mempelajari sebuah subjek atau konsep yang baru. Proses pembelajaran manusia bertahap, selangkah demi selangkah dari waktu ke waktu, dan masing-masing konsep hanya dapat diterima jika konsep sebelumnya sudah dimengerti sebelumnya, maka dapat berlanjut ke tahap selanjutnya.

Teknik yang dapat membantu manusia untuk cepat mempelajari knowledge baru yaitu dengan membagi-bagi knowledge yang akan ditransfer menjadi paket yang kecil. Dengan teknik ini maka knowledge dapat ditransfer secara streamline.

Pada saat knowledge ditransfer, cara yang harus dijalankan yaitu dengan membuat pola knowledge selanjutnya serupa dengan knowledge yang pertama, sehingga penerima dapat dengan mudah menangkap informasi tersebut.

Otak manusia sebagai media penyimpanan knowledge bekerja menerima dan memproses informasi secara paralel yang diterima dari berbagai indera (media input). Salah satu teknik untuk mempercepat proses pembelajaran yaitu dengan menggunakan beberapa media input secara bersamaan secara efektif. Accelerated Learning merupakan suatu teknik pembelajaran yang mengadopsi konsep pemanfaatan berbagai input secara paralel, sebagai contoh : mahasiswa yang belajar secara membaca sekaligus membuat catatan kecil. Cara ini berlaku bagi anak-anak maupun orang dewasa.

b.      Faktor Budaya

Faktor lainnya yang menjadi bahan pertimbangan yaitu budaya khususnya adalah bahasa. Proses transfer knowledge akan menjadi sulit bila budaya yang berlaku di organisasi tersebut jauh berbeda dengan latar belakang knowledge itu berasal.

Setiap manusia memiliki latar belakang budaya yang berbeda satu dengan lainnya, hal ini dapat dapat diperoleh dari budaya tempat dia dibesarkan, budaya tempat dia memperoleh pendidikan formal, budaya dalam lingkungan pekerjaan, budaya komunitas profesi atau komunitas hobi, dll. Kesimpulannya seseorang memiliki dasar suatu budaya yang dia ketahui dari dia lahir, namun dia dia memliki kemampuan untuk menyerap budaya yang lainnya. Pada kasus transfer knowledge dapat dilihat bahwa latar belakang budaya merupakan alat untuk menerapkan nilai dan kepercayaan yang pada akhirnya berujung pada konteks dan cara pandanga. Organisasi perlu untuk mengetahui budaya dari karyawan mereka, karena denga demikian organisasi dapat mendesain sebuah metode dan materi untuk proses transfer knowledge yang dapat memberikan tanda yang kompatibel bagi seluruh karyawan dalam organisasi tersebut.

c.       Faktor Motivasi

Faktor lainnya yang menjadi pertimbangan, yaitu faktor motivasi dimana dapat terbagi dalam 6 faktor, antara lain :

o   Social relationship

Kebutuhan menjalin hubungan sosial dengan manusia lainnya seperti menemukan teman baru, mendapatkan komunitas, dan persahabatan. Hal ini menjadi faktor seseorang untuk ingin mengikuti proses transfer knowledge.

o   External expectations

Mengikuti proses transfer knowledge dikarenakan mendapat arahan dari seseorang, atau mendapat rekomen dari seseorang yang secara formal mempunyai otoritas yang lebih tinggi.

o   Social welfare

Meningkatkan kemampuan untuk melayani orang lain, mempersiapkan diri untuk memimpin suatu kelompok tertentu dan meningkatkan kemampuan agar dapat tergabung dalam suatu komunitas.

o   Personal advancement

Agar mendapatkan status yang lebih tinggi dalam suatu organisasi, peningkatan profesionalisme, dan untuk tetap menjaga persaingan dengan competitor.

o   Escape / simulation

Mengikuti proses transfer knowledge dikarenakan untuk menghilangkan rasa jenuh, ingin keluar dari rutinitas di rumah atau pekerjaan, alasan lainnya untuk mencari sisi yang ekstrem dari kehidupan sehari-hari.

o   Cognitive interest

Melakukan proses transfer knowledge dikarenakan keinginan diri sendiri, memuaskan kebutuhan dari pikiran, menambah wawasan, dll.

Suatu organisasi perlu mengetahui faktor motivasi ini, dikarenakan dengan menemukan kebutuhan dan motivasi belajar dari masing-masing karyawannya dapat membantu organisasi lebih mudah dalam memilih knowledge yang akan di share, begitupun juga bagi karyawan akan lebih termotivasi dalam mengikuti proses transfer knowledge.

Transfer knowledge dapat di katgorikan dalam 5 tahap, dimana tahap-tahap tersebut adalah : kreasi ide, sharing, validasi, penyebaran dan adopsi. Dimana tahapan ini dapat saling mendahului (overlap), dikombinasi, dilewati (skipped), dan tahapan ini akan selalu memiliki umpan balik (feedback).

1.      Kreasi ide

Merupakan pemunculan ide-ide baru yang berupa inovasi dalam suatu organisasi tersebut. Menurut Robert Sutton, dalam study beliau mengenai kreativitas, bahwa kreativitas dalam suatu kelompok ditentukan dari seberapa besar potensi kelompok itu dalam menciptakan kreativitas. Hal ini dapat dibuktikan dengan menjawab pertanyaan berikut ini :

o   Apakah pengetahuan dalam kelompok tersebut cukup ber variasi?

o   Apakah ada reward yang akan diberikan bagi anggota yang memiliki pengetahuan mengenai apa yang ingin diketahui dan mencari apa yang tidak diketahui?

o   Apakah kelompok tersebut mengetahui cara untuk mempertahankan original dari ide-ide mereka?

o   Apakah kelompok tersebut melakukan uji lapangan secara teratur terhadap ide yang dikemukakan?

o   Apakah ide yang bermunculan, dapat diatur oleh anggota lain atau hanya pemimpin yang bisa mengatur?

2.      Sharing

Sharing seringkali dikombinasikan dengan validasi dan penyebaran. Dimana hal ini dapat dicontohkan sebagai berikut : terdapat sekelompok komunitas yang berkumpul untuk membahas ide baru, lalu akan terjadi sharing pengetahuan disana. Ide-ide yang dikemukakan dalam pertemuan itu akan dievaluasi dan di validasi kebenarannya, sesuai dengan data dan fakta yang mendukung. Setelah ide tersebut sudah lolos hasil uji, maka akan disebarkan kepada anggota lainnya untuk menambah pengetahuan. Dari contoh diatas dapat dilihat bahwa proses sharing merupakan kombinasi dari proses validasi dan penyebaran.

Sharing dapat terjadi dan berhasil bila memenuhi 2 kondisi, yaitu : ide harus berada dalam format yang mudah dipahami oleh organisasi tersebut. Nonaka (1994) mempelajari interaksi antara tacit dan explicit knowledge. Transfer knowledge yang sudah menjadi hal yang sulit untuk dilakukakan, karena organisasi menfokuskan pada motivasi untuk sharing knowledge. Dalam transfer knowledge faktor yang terpenting adalah bentuk-bentuk pengetahuan dan kemampuan penerima knowledge dalam melakukan interpretasi dan hal yang kedua adalah kemauan dari individu untuk melakukan sharing ide. Sharing ide berada dalam berbagai macam level. Dimulai dari level pekerja ke kelompok pekerja, dari kelompok ke kelompok, antar department, antar bisnis unit, dan antar organisasi. Jika hubungan antara sumber ide dengan penerima tidak berjalan baik atau terjadi konflik maka proses transfer knowledge akan sulit. Konsep tacit knowledge dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

3.      Validasi

Organisasi harus melakukan evaluasi terhadap ide yang muncul. Dimana individu diharapkan memiliki kemampuan, pendorong dan struktur yang tepat untuk melakukan validasi. Sebagai contoh : pada PT. Xerox, teknisi yang sudah berpengalaman dalam problem solving mengenai complain dari customer mengenai produk mereka, dan bagaimana cara menyelesaikannya dapat menambahkan ide tersebut dalam database buku panduan mereka dan dapat mengajarkannya ke karyawan yang lain.

4.      Penyebaran

Proses penyebaran akan dilanjutkan setelah validasi. Pada prinsipnya memiliki banyak informasi akan jauh lebih baik daripada organisasi yang memiliki sedikit informasi. Namun terkadang kondisi organisasi yang terlalu banyak informasi juga akan mengalami kesulitan yaitu overload knowledge. Inti dari proses penyebaran ini agar berjalan baik adalah bagaimana menyebarkan pengetahuan kepada orang yang dapat mempergunakan dan meaplikasikan pengetahuan tersebut dengan baik dan tepat guna. Maka perlu dibuatnya suatu tingkatan atau system rangking dari informasi mulai dari yang bersifat khusus hingga knowledge yang bersifat umum.

5.      Adopsi

Informasi setelah diterima oleh orang yang kompeten maka dia akan mengimplementasikan informasi tersebut sehingga dapat menghasilkan sesuatu yang dapat membantu perkembangan organisasi ke arah yang lebih baik. Namun terkadang yang menjadi pertanyaan, apakah orang tersebut berkenan untuk meaplikasikannya? Jika proses sharing telah berjalan, penyebaran telah tepat sasaran, namun individu yang diharapkan tidak berkenan melakukannya maka prses transfer knowledge akan sia-sia. Proses adopsi ini adalah proses dimana keadaan seseorang telah mengetahui suatu pengetahuan, dan dia akan melakukan tindakan yang sesuai dengan pengetahuan yang sudah dia miliki.

Adanya salah pengertian beberapa orang antara transfer knowledge dengan pelatihan. Transfer knowledge sering digunakan sebagai sinonim untuk pelatihan. Selain itu informasi tidak harus bingung dengan pengetahuan, pada dasarnya mungkin untuk “transfer” pengetahuan pengalaman dengan orang lain. Informasi yang mungkin dianggap sebagai fakta atau data dipahami. Namun, pengetahuan harus dilakukan dengan fleksibel dan kemampuan beradaptasi yang unik keterampilan seseorang untuk menggunakan dan menerapkan informasi. Ini kelancaran aplikasi ini di bagian apa yang membedakan informasi dari pengetahuan. Pengetahuan cenderung baik diam-diam dan pribadi; pengetahuan satu orang yang sulit untuk dihitung, menyimpan, dan mengambil orang lain untuk digunakan.

Strategi yang perlu dijalankan agar suatu transfer knowledge berjalan dengan baik, yaitu :

–          Dibutuhkan timeline dalam menjalankan proses transfer knowledge, tersusun dengan baik jangka waktu yang diperlukan, sehingga organisasi jelas berapa banyak SDM yang dipersiapkan dalam menjalankan proses tersebut.

–          Suatu organisasi yang baik menyediakan alokasi tersendiri untuk proses transfer knowledge sehingga saat proses hendak dijalankan, organisasi dapat menyediakan dana yang dibutuhtkan dengan maksimum

SDM yang dibutuhkan, tidak hanya SDM penerima transfer knowledge tetapi juga SDM yang memiliki kompetensi dalam bidangnya, sehingga prosesnya tidak sia-sia, dan knowledge dapat tersalurkan dengan baik.