Transfer knowledge dapat di katgorikan dalam 5 tahap, dimana tahap-tahap tersebut adalah : kreasi ide, sharing, validasi, penyebaran dan adopsi. Dimana tahapan ini dapat saling mendahului (overlap), dikombinasi, dilewati (skipped), dan tahapan ini akan selalu memiliki umpan balik (feedback).

1.      Kreasi ide

Merupakan pemunculan ide-ide baru yang berupa inovasi dalam suatu organisasi tersebut. Menurut Robert Sutton, dalam study beliau mengenai kreativitas, bahwa kreativitas dalam suatu kelompok ditentukan dari seberapa besar potensi kelompok itu dalam menciptakan kreativitas. Hal ini dapat dibuktikan dengan menjawab pertanyaan berikut ini :

o   Apakah pengetahuan dalam kelompok tersebut cukup ber variasi?

o   Apakah ada reward yang akan diberikan bagi anggota yang memiliki pengetahuan mengenai apa yang ingin diketahui dan mencari apa yang tidak diketahui?

o   Apakah kelompok tersebut mengetahui cara untuk mempertahankan original dari ide-ide mereka?

o   Apakah kelompok tersebut melakukan uji lapangan secara teratur terhadap ide yang dikemukakan?

o   Apakah ide yang bermunculan, dapat diatur oleh anggota lain atau hanya pemimpin yang bisa mengatur?

2.      Sharing

Sharing seringkali dikombinasikan dengan validasi dan penyebaran. Dimana hal ini dapat dicontohkan sebagai berikut : terdapat sekelompok komunitas yang berkumpul untuk membahas ide baru, lalu akan terjadi sharing pengetahuan disana. Ide-ide yang dikemukakan dalam pertemuan itu akan dievaluasi dan di validasi kebenarannya, sesuai dengan data dan fakta yang mendukung. Setelah ide tersebut sudah lolos hasil uji, maka akan disebarkan kepada anggota lainnya untuk menambah pengetahuan. Dari contoh diatas dapat dilihat bahwa proses sharing merupakan kombinasi dari proses validasi dan penyebaran.

Sharing dapat terjadi dan berhasil bila memenuhi 2 kondisi, yaitu : ide harus berada dalam format yang mudah dipahami oleh organisasi tersebut. Nonaka (1994) mempelajari interaksi antara tacit dan explicit knowledge. Transfer knowledge yang sudah menjadi hal yang sulit untuk dilakukakan, karena organisasi menfokuskan pada motivasi untuk sharing knowledge. Dalam transfer knowledge faktor yang terpenting adalah bentuk-bentuk pengetahuan dan kemampuan penerima knowledge dalam melakukan interpretasi dan hal yang kedua adalah kemauan dari individu untuk melakukan sharing ide. Sharing ide berada dalam berbagai macam level. Dimulai dari level pekerja ke kelompok pekerja, dari kelompok ke kelompok, antar department, antar bisnis unit, dan antar organisasi. Jika hubungan antara sumber ide dengan penerima tidak berjalan baik atau terjadi konflik maka proses transfer knowledge akan sulit. Konsep tacit knowledge dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

3.      Validasi

Organisasi harus melakukan evaluasi terhadap ide yang muncul. Dimana individu diharapkan memiliki kemampuan, pendorong dan struktur yang tepat untuk melakukan validasi. Sebagai contoh : pada PT. Xerox, teknisi yang sudah berpengalaman dalam problem solving mengenai complain dari customer mengenai produk mereka, dan bagaimana cara menyelesaikannya dapat menambahkan ide tersebut dalam database buku panduan mereka dan dapat mengajarkannya ke karyawan yang lain.

4.      Penyebaran

Proses penyebaran akan dilanjutkan setelah validasi. Pada prinsipnya memiliki banyak informasi akan jauh lebih baik daripada organisasi yang memiliki sedikit informasi. Namun terkadang kondisi organisasi yang terlalu banyak informasi juga akan mengalami kesulitan yaitu overload knowledge. Inti dari proses penyebaran ini agar berjalan baik adalah bagaimana menyebarkan pengetahuan kepada orang yang dapat mempergunakan dan meaplikasikan pengetahuan tersebut dengan baik dan tepat guna. Maka perlu dibuatnya suatu tingkatan atau system rangking dari informasi mulai dari yang bersifat khusus hingga knowledge yang bersifat umum.

5.      Adopsi

Informasi setelah diterima oleh orang yang kompeten maka dia akan mengimplementasikan informasi tersebut sehingga dapat menghasilkan sesuatu yang dapat membantu perkembangan organisasi ke arah yang lebih baik. Namun terkadang yang menjadi pertanyaan, apakah orang tersebut berkenan untuk meaplikasikannya? Jika proses sharing telah berjalan, penyebaran telah tepat sasaran, namun individu yang diharapkan tidak berkenan melakukannya maka prses transfer knowledge akan sia-sia. Proses adopsi ini adalah proses dimana keadaan seseorang telah mengetahui suatu pengetahuan, dan dia akan melakukan tindakan yang sesuai dengan pengetahuan yang sudah dia miliki.

Adanya salah pengertian beberapa orang antara transfer knowledge dengan pelatihan. Transfer knowledge sering digunakan sebagai sinonim untuk pelatihan. Selain itu informasi tidak harus bingung dengan pengetahuan, pada dasarnya mungkin untuk “transfer” pengetahuan pengalaman dengan orang lain. Informasi yang mungkin dianggap sebagai fakta atau data dipahami. Namun, pengetahuan harus dilakukan dengan fleksibel dan kemampuan beradaptasi yang unik keterampilan seseorang untuk menggunakan dan menerapkan informasi. Ini kelancaran aplikasi ini di bagian apa yang membedakan informasi dari pengetahuan. Pengetahuan cenderung baik diam-diam dan pribadi; pengetahuan satu orang yang sulit untuk dihitung, menyimpan, dan mengambil orang lain untuk digunakan.

Strategi yang perlu dijalankan agar suatu transfer knowledge berjalan dengan baik, yaitu :

–          Dibutuhkan timeline dalam menjalankan proses transfer knowledge, tersusun dengan baik jangka waktu yang diperlukan, sehingga organisasi jelas berapa banyak SDM yang dipersiapkan dalam menjalankan proses tersebut.

–          Suatu organisasi yang baik menyediakan alokasi tersendiri untuk proses transfer knowledge sehingga saat proses hendak dijalankan, organisasi dapat menyediakan dana yang dibutuhtkan dengan maksimum

SDM yang dibutuhkan, tidak hanya SDM penerima transfer knowledge tetapi juga SDM yang memiliki kompetensi dalam bidangnya, sehingga prosesnya tidak sia-sia, dan knowledge dapat tersalurkan dengan baik.